До 1926 года организованной архивной деятельности в городе не было. Документальные материалы накапливались и хранились в тех ведомствах, в которых и создавались. Документы по истории г. Николаевска-на-Амуре, сведения по истории строительства порта, о создании государственных учреждений и другие можно найти в Российском государственном историческом архиве в Санкт-Петербурге, в Российском государственном историческом архиве Дальнего Востока в г. Владивостоке, в государственном архиве Хабаровского края, в Дальневосточной государственной научной библиотеке в г. Хабаровске. Единого архива, объединяющего фонды различных учреждений и организаций в городе и районе, не существовало. Существовала сеть ведомственных архивов, сохранность документов которых в большей степени зависела от добросовестности хранителей, от понимания начальством значимости сохранения для потомков исторической памяти общества.
Год за годом архив пополнялся новыми документами, перед архивистами стояла основная задача по комплектованию, сохранению документов и их научно-технической обработке. При этом первостепенной проблемой оставалась обеспечение физической сохранности документов, т.к. практически со дня образования архиву приходилось ютиться в помещениях, не отвечающих элементарным требованиям к условиям хранения. Приходилось часто переезжать и после каждого переезда заниматься разборкой документальных материалов. В 1927 г. архив разместили в кирпичном помещении в 5 квадратных сажень, хранилище отапливалось камином, было сырым, плохо оборудованным, документы в большинстве своем располагались на полу. Научно-исследовательская работа в эти годы не велась. Самостоятельного бюджета архив не имел, финансировался по мере надобности из средств окружного исполкома. В документах архивного бюро неоднократно говорится о том, что налаживание архивного дела в округе и пополнение архива ценными документами из районов Нижнеамурской области тормозит отсутствие средств на эти цели.
В 1938 г. в области было создано архивное отделение, задачей которого стало создание сети районных архивов, осуществление контроля за их работой, а также за работой облгосархива.
В 1956 году в связи с упразднением Нижнеамурской области областной архив был реорганизован в филиал государственного архива Хабаровского края в г.Николаевске-на-Амуре.
В марте 2005 года деятельность филиала крайгосархива была прекращена в соответствии с Федеральными законами, архивные фонды из государственной собственности переданы в муниципальную, образован архивный отдел администрации Николаевского муниципального района, в состав которого вошел и междуведомственный архив, созданный при администрации города и района в 1992 году.
Архивный отдел просуществовал недолго, в 2007 г. архивное учреждение претерпело последнее преобразование: по решению Собрания депутатов района образовано муниципальное учреждение «Муниципальный архив Николаевского района».
Сегодня муниципальный архив продолжает традиции своих предшественников. В 529 фондах сосредоточено более 100 тысяч дел. Год за годом архив пополняется новыми документами, создает современную источниковедческую базу для будущих поколений. В настоящее время ведется работа по комплектованию архива документами организаций города и района, а также личными фондами Нижнеамурцев. Благодаря нелегкому труду архивистов в научный оборот вводится богатейший комплекс документов, содержащий информацию по вопросам общественно-политической, социально-экономической и культурной жизни города и района. Проводится большая работа по популяризации архивных документов через районные газеты, телевидение, интернет. Традиционными стали Дни открытых дверей, встречи со студентами и школьниками. Готовятся историко-документальные выставки по архивным документам. Информационная наполненность фондов архива позволяет исследователям создавать научные труды, публиковать документы, подтверждать определенные факты и события по истории города и района.
В современных условиях информация, хранящаяся в Николаевском архиве, все в большей степени используется для социально-правовой защиты, как граждан нашей страны, так и российских граждан из ближнего и дальнего зарубежья. Ежегодно сотрудниками архива исполняется около 1,5 тысяч запросов. Твердое правило работников архивных учреждений — не оставить без ответа ни один запрос. Если в фондах нет определенной информации, архивисты по возможности дают исчерпывающие рекомендации, куда необходимо обратиться.
От кропотливого и настойчивого труда архивистов, сознания важности и необходимости архивного дела зависит то, как будут оценивать современную эпоху наши потомки, как будут судить о нас и наших делах те, кто придет на смену через многие десятки и сотни лет. Наш архив по праву является сокровищницей документальной памяти Николаевского района, хранилищем духовного, интеллектуального и культурного наследия народов Нижнеамурья, связующим звеном между прошлым, настоящим и будущим поколениями.
10.07.2011